Τα έγγραφα είναι πιο χρήσιμα όταν συνδέονται απευθείας με τα φυσικά αγαθά που λαμβάνονται. Μια επαγγελματική παραγγελία Shiitake θα πρέπει να διατηρεί μια ξεκάθαρη ταυτότητα προϊόντος και μια ανιχνεύσιμη αναφορά παρτίδας ή παρτίδας σε όλο το ιστορικό, την ποιότητα και την επιμελητεία.
Τα έγγραφα είναι πιο χρήσιμα όταν περιγράφουν το ίδιο προϊόν και παρτίδα στην ίδια γλώσσα. Ένα αρχείο με πλήρη εμφάνιση μπορεί να εξακολουθεί να δημιουργεί κίνδυνο όταν ονόματα, ποσότητες, κωδικοί παρτίδας ή λεπτομέρειες προορισμού έρχονται σε διένεξη μεταξύ των σελίδων.
Ξεκινήστε με μια ελεγχόμενη προδιαγραφή προϊόντος
Η προδιαγραφή περιγράφει τι παραγγέλθηκε και ποια χαρακτηριστικά καθορίζουν την αποδοχή. Ανάλογα με τη μορφή, μπορεί να καλύπτει είδη ή εμπορική ταυτότητα, βάση υλικού, εμφάνιση, ποιότητα, μέγεθος σωματιδίων, ελέγχους που σχετίζονται με την υγρασία, συσκευασία και αποθήκευση.
Ο τίτλος του εγγράφου και το όνομα του προϊόντος πρέπει να ταιριάζουν αρκετά με την προσφορά και την παραγγελία αγοράς για να αποφευχθεί η ασάφεια.
Συνδέστε το πιστοποιητικό στην παρτίδα που έχει αποσταλεί
Ένα πιστοποιητικό ανάλυσης ή άλλο αρχείο παρτίδας πρέπει να αναφέρει το αναγνωριστικό παρτίδας ή παρτίδας που αντιπροσωπεύει. Οι αγοραστές θα πρέπει να ελέγξουν εάν οι αναφερόμενες δοκιμές, μέθοδοι και όρια αντιστοιχούν στις εγκεκριμένες προδιαγραφές τους και στην προβλεπόμενη αγορά.
Ένα γενικό έγγραφο χωρίς ανιχνεύσιμη σύνδεση με τα εμπορεύματα δεν είναι το ίδιο με ένα αρχείο συγκεκριμένης παρτίδας.
Ετικέτες ελέγχου και εξωτερικά χαρτοκιβώτια
Οι εσωτερικές συσκευασίες και τα χαρτοκιβώτια θα πρέπει να διατηρούν το όνομα του προϊόντος, την παρτίδα ή τις πληροφορίες ποσότητας και χειρισμού που απαιτούνται για την παραλαβή. Η επανασυσκευασία δεν πρέπει να σπάσει αυτή την αλυσίδα.
Για μικτές αποστολές, χρησιμοποιήστε μια λίστα συσκευασίας που διαχωρίζει με σαφήνεια κάθε SKU και παρτίδα.
Κλείστε τον βρόχο κατά τη λήψη
Οι ομάδες παραλαβής θα πρέπει να συγκρίνουν τις ετικέτες των συσκευασιών με την παραγγελία αγοράς και τα δικαιολογητικά, να επιθεωρούν την κατάσταση της συσκευασίας και να καταγράφουν τις αποκλίσεις πριν από την κυκλοφορία. Τα διατηρημένα δείγματα ή φωτογραφίες μπορούν να υποστηρίξουν έρευνες και σύγκριση επαναλαμβανόμενων παραγγελιών.
Οι ανάγκες για έγγραφα διαφέρουν ανάλογα με το προϊόν και τον προορισμό, επομένως το τελικό σύνολο αρχείων θα πρέπει να συμφωνηθεί πριν από την αποστολή.
Έλεγχος εκδόσεων εγγράφων
Επισημάνετε τις προδιαγραφές και τα εγκεκριμένα εμπορικά έγγραφα με ημερομηνία ή έκδοση, ώστε οι ομάδες να γνωρίζουν ποιο αρχείο διέπει την παραγγελία. Τα παλιά προσχέδια δεν πρέπει να παραμένουν στον ενεργό φάκελο αποστολής όπου μπορεί να θεωρηθούν εσφαλμένα ως η τελική εγγραφή.
Εάν μια προδιαγραφή αλλάξει μετά τη δειγματοληψία, καταγράψτε τι άλλαξε και εάν απαιτείται νέο δείγμα ή έγκριση αγοραστή. Οι σιωπηλές αναθεωρήσεις αποδυναμώνουν την ιχνηλασιμότητα.
Επιλύστε τις αποκλίσεις πριν από την αποστολή
Συγκρίνετε το όνομα προϊόντος, τη μορφή, την ποσότητα, τον αριθμό συσκευασίας, το αναγνωριστικό παρτίδας και τον προορισμό στο τιμολόγιο, τη λίστα συσκευασίας, το αρχείο παρτίδων, τις ετικέτες και τα διαθέσιμα έγγραφα ανάλυσης. Μικρές ασυνέπειες μπορεί να προκαλέσουν καθυστερήσεις παραλαβής ή τελωνειακές ερωτήσεις.
Χρησιμοποιήστε μια τεκμηριωμένη διαδικασία διόρθωσης. Τα επανεκδοθέντα αρχεία θα πρέπει να αντικαταστήσουν την εσφαλμένη έκδοση και να παραμείνουν συνδεδεμένα με την ίδια εμπορική παραγγελία.
Εκτελέστε έναν έλεγχο αρχείου πριν από την αποστολή
Δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου που ονομάζει κάθε απαιτούμενο έγγραφο, το υπεύθυνο άτομο και την κατάσταση ελέγχου. Ολοκληρώστε το πριν από τη συλλογή, ώστε τα αρχεία που λείπουν να μην χρειάζεται να ανακατασκευαστούν ενώ τα εμπορεύματα είναι ήδη υπό μεταφορά.
Ο αγοραστής θα πρέπει να επιβεβαιώσει έγκαιρα τις ανάγκες του συγκεκριμένου προορισμού. Οι απαιτήσεις εγγράφων διαφέρουν ανάλογα με το προϊόν και την αγορά και ένα τυπικό πακέτο προμηθευτή ενδέχεται να μην καλύπτει κάθε εισαγωγή ή απαίτηση πελάτη.