დოკუმენტები ყველაზე სასარგებლოა, როდესაც ისინი პირდაპირ უკავშირდებიან მიღებულ ფიზიკურ საქონელს. პროფესიონალურმა Shiitake შეკვეთამ უნდა შეინარჩუნოს პროდუქტის ერთი მკაფიო იდენტურობა და მიკვლევადი პარტია ან ლოტის მითითება კომერციული, ხარისხისა და ლოჯისტიკის ჩანაწერებში.
დოკუმენტები ყველაზე სასარგებლოა, როდესაც ისინი აღწერენ ერთსა და იმავე პროდუქტს და ლოტს იმავე ენაზე. სრული გარეგნობის ფაილს შეუძლია კვლავ შექმნას რისკი, როდესაც სახელები, რაოდენობა, სერიის კოდები ან დანიშნულების დეტალები ერთმანეთს ეწინააღმდეგება გვერდებზე.
დაიწყეთ კონტროლირებადი პროდუქტის სპეციფიკაციით
სპეციფიკაცია აღწერს რა იყო შეკვეთილი და რომელი მახასიათებლები განსაზღვრავს მიღებას. ფორმატიდან გამომდინარე, მას შეუძლია მოიცავდეს სახეობას ან კომერციულ იდენტურობას, მატერიალურ საფუძველს, გარეგნობას, ხარისხს, ნაწილაკების ზომას, ტენიანობასთან დაკავშირებულ კონტროლს, შეფუთვას და შენახვას.
დოკუმენტის სათაური და პროდუქტის სახელი საკმარისად უნდა ემთხვეოდეს შეთავაზებას და შესყიდვის შეკვეთას, რათა თავიდან იქნას აცილებული გაურკვევლობა.
შეაერთეთ სერთიფიკატი გაგზავნილ ლოტთან
ანალიზის სერტიფიკატში ან სხვა სერიის ჩანაწერში უნდა იყოს მითითებული სერიის ან ლოტის იდენტიფიკატორი, რომელსაც იგი წარმოადგენს. მყიდველებმა უნდა გადახედონ, შეესაბამება თუ არა ჩამოთვლილი ტესტები, მეთოდები და ლიმიტები მათ დამტკიცებულ სპეციფიკაციას და განზრახ ბაზარს.
ზოგადი დოკუმენტი საქონელთან მიკვლევადი კავშირის გარეშე არ არის იგივე, რაც პარტიისთვის სპეციფიკური ჩანაწერი.
კონტროლის ეტიკეტები და გარე მუყაო
შიდა პაკეტებსა და მუყაოს კოლოფებში უნდა იყოს დაცული პროდუქტის დასახელება, ლოტი ან პარტია, რაოდენობა და დამუშავების ინფორმაცია, რომელიც საჭიროა მისაღებად. ხელახლა შეფუთვამ არ უნდა გაწყვიტოს ეს ჯაჭვი.
შერეული გადაზიდვებისთვის გამოიყენეთ შეფუთვის სია, რომელიც ნათლად გამოყოფს თითოეულ SKU-ს და ლოტს.
დახურეთ მარყუჟი მიღებისას
მიმღებმა გუნდებმა უნდა შეადარონ შეფუთვის ეტიკეტები შესყიდვის შეკვეთას და დამხმარე დოკუმენტებს, შეამოწმონ შეფუთვის მდგომარეობა და ჩაწერონ შეუსაბამობები გაშვებამდე. შენახულ ნიმუშებს ან ფოტოებს შეუძლიათ მხარი დაუჭირონ გამოკვლევებს და განმეორებით შედარებას.
დოკუმენტის საჭიროებები განსხვავდება პროდუქტისა და დანიშნულების მიხედვით, ამიტომ საბოლოო ფაილების ნაკრები უნდა შეთანხმდეს გაგზავნამდე.
აკონტროლეთ დოკუმენტის ვერსიები
მონიშნეთ სპეციფიკაციები და დამტკიცებული კომერციული დოკუმენტები თარიღით ან ვერსიით, რათა გუნდებმა იცოდნენ, რომელი ფაილი მართავს შეკვეთას. ძველი მონახაზები არ უნდა დარჩეს აქტიურ გადაზიდვის საქაღალდეში, სადაც ისინი შეიძლება შეცდომით იქნას მიღებული საბოლოო ჩანაწერად.
თუ სინჯის აღების შემდეგ სპეციფიკაცია იცვლება, ჩაწერეთ რა შეიცვალა და საჭიროა თუ არა ახალი ნიმუში ან მყიდველის დამტკიცება. ჩუმი გადასინჯვები ასუსტებს მიკვლევადობას.
მოაგვარეთ შეუსაბამობები გაგზავნამდე
შეადარეთ პროდუქტის დასახელება, ფორმატი, რაოდენობა, პაკეტის რაოდენობა, ლოტის იდენტიფიკატორი და დანიშნულება ინვოისში, შეფუთვის სიაში, სერიის ჩანაწერებში, ეტიკეტებსა და ხელმისაწვდომი ანალიზის დოკუმენტებში. მცირე შეუსაბამობებმა შეიძლება გამოიწვიოს დაგვიანებით მიღება ან საბაჟო კითხვები.
გამოიყენეთ დოკუმენტირებული კორექტირების პროცესი. ხელახლა გამოშვებულმა ფაილებმა უნდა შეცვალოს არასწორი ვერსია და დარჩეს დაკავშირებული იმავე კომერციულ შეკვეთასთან.
გაუშვით წინასწარ გაგზავნის ფაილის მიმოხილვა
შექმენით საკონტროლო სია, რომელშიც დაასახელეთ ყველა საჭირო დოკუმენტი, პასუხისმგებელი პირი და განხილვის სტატუსი. შეავსეთ იგი შეგროვებამდე, რათა დაკარგული ჩანაწერები არ აღდგეს, სანამ საქონელი უკვე ტრანზიტშია.
მყიდველმა ადრე უნდა დაადასტუროს დანიშნულების ადგილის სპეციფიკური საჭიროებები. დოკუმენტის მოთხოვნები განსხვავდება პროდუქტისა და ბაზრის მიხედვით და სტანდარტული მიმწოდებლის პაკეტი შეიძლება არ მოიცავდეს ყველა იმპორტის ან მომხმარებლის მოთხოვნას.