Dokumenti ir visnoderīgākie, ja tie ir tieši saistīti ar saņemtajām fiziskajām precēm. Profesionālam Shiitake pasūtījumam ir jāsaglabā viena skaidra produkta identitāte un izsekojama partijas vai partijas atsauce visā tirdzniecības, kvalitātes un loģistikas ierakstā.
Dokumenti ir visnoderīgākie, ja tie apraksta vienu un to pašu produktu un partiju vienā valodā. Pilnīga izskata fails joprojām var radīt risku, ja nosaukumi, daudzumi, partijas kodi vai galamērķa informācija konfliktē dažādās lapās.
Sāciet ar kontrolētu produkta specifikāciju
Specifikācijā ir aprakstīts, kas tika pasūtīts un kuras īpašības nosaka pieņemšanu. Atkarībā no formāta tas var attiekties uz sugām vai komerciālo identitāti, materiālu bāzi, izskatu, šķiru, daļiņu izmēru, ar mitrumu saistītām kontrolēm, iepakojumu un uzglabāšanu.
Dokumenta nosaukumam un produkta nosaukumam ir pietiekami precīzi jāatbilst piedāvājumam un pirkuma pasūtījumam, lai izvairītos no neskaidrībām.
Savienojiet sertifikātu ar nosūtīto partiju
Analīzes sertifikātā vai citā partijas ierakstā jānorāda partijas vai partijas identifikators, ko tas pārstāv. Pircējiem ir jāpārskata, vai uzskaitītie testi, metodes un ierobežojumi atbilst viņu apstiprinātajai specifikācijai un paredzētajam tirgum.
Vispārējs dokuments bez izsekojamas saiknes ar precēm nav tas pats, kas partijai raksturīgs ieraksts.
Kontroles etiķetes un ārējās kartona kastes
Uz iekšējiem iepakojumiem un kartona kārbām jāsaglabā saņemšanai nepieciešamā produkta nosaukums, partija vai partija, daudzums un apstrādes informācija. Pārsaiņošana nedrīkst pārtraukt šo ķēdi.
Jauktiem sūtījumiem izmantojiet iepakošanas sarakstu, kas skaidri nodala katru SKU un partiju.
Saņemšanas brīdī aizveriet cilpu
Saņēmēja komandām pirms izlaišanas jāsalīdzina iepakojuma etiķetes ar pirkuma pasūtījumu un apliecinošiem dokumentiem, jāpārbauda iepakojuma stāvoklis un jāreģistrē neatbilstības. Saglabātie paraugi vai fotogrāfijas var atbalstīt izmeklēšanu un atkārtotu pasūtījumu salīdzināšanu.
Dokumentu vajadzības atšķiras atkarībā no produkta un galamērķa, tāpēc pirms nosūtīšanas ir jāvienojas par galīgo failu komplektu.
Kontrolējiet dokumentu versijas
Atzīmējiet specifikācijas un apstiprinātos tirdzniecības dokumentus ar datumu vai versiju, lai komandas zinātu, kurš fails nosaka pasūtījumu. Vecie melnraksti nedrīkst palikt aktīvajā sūtījuma mapē, kur tos var sajaukt ar galīgo ierakstu.
Ja specifikācija mainās pēc paraugu ņemšanas, pierakstiet, kas ir mainījies un vai ir nepieciešams jauns paraugs vai pircēja apstiprinājums. Klusas pārskatīšanas vājina izsekojamību.
Pirms nosūtīšanas atrisiniet neatbilstības
Salīdziniet produkta nosaukumu, formātu, daudzumu, iepakojumu skaitu, partijas identifikatoru un galamērķi rēķinā, iepakojuma sarakstā, partijas ierakstā, etiķetēs un pieejamajos analīzes dokumentos. Nelielas neatbilstības var izraisīt saņemšanas aizkavēšanos vai muitas jautājumus.
Izmantojiet dokumentētu labošanas procesu. Atkārtoti izdotajiem failiem ir jāaizstāj nepareizā versija un jāpaliek saistītam ar to pašu komercpasūtījumu.
Veiciet failu pirmsnosūtīšanas pārskatīšanu
Izveidojiet kontrolsarakstu, nosaucot katru nepieciešamo dokumentu, atbildīgo personu un pārskatīšanas statusu. Aizpildiet to pirms savākšanas, lai trūkstošie ieraksti nebūtu jāatjauno, kamēr preces jau ir tranzītā.
Pircējam savlaicīgi jāapstiprina galamērķa vajadzības. Dokumentu prasības atšķiras atkarībā no produkta un tirgus, un standarta piegādātāja pakotne var neaptvert visas importa vai klienta prasības.