Dokumentai naudingiausi tada, kai tiesiogiai jungiasi prie gautų fizinių prekių. Profesionalus Shiitake užsakymas turėtų išlaikyti vieną aiškią produkto tapatybę ir atsekamą partijos arba partijos nuorodą komerciniuose, kokybės ir logistikos įrašuose.
Dokumentai naudingiausi, kai ta pačia kalba aprašomas tas pats produktas ir partija. Išsamiai atrodantis failas vis tiek gali sukelti pavojų, kai puslapiuose prieštarauja pavadinimai, kiekiai, partijos kodai ar paskirties vietos informacija.
Pradėkite nuo kontroliuojamos produkto specifikacijos
Specifikacijoje aprašoma, kas buvo užsakyta ir kurios charakteristikos apibrėžia priėmimą. Priklausomai nuo formato, jis gali apimti rūšis arba komercinę tapatybę, medžiagos pagrindą, išvaizdą, rūšį, dalelių dydį, su drėgme susijusias kontrolės priemones, pakuotę ir laikymą.
Dokumento pavadinimas ir produkto pavadinimas turi pakankamai tiksliai sutapti su pasiūlymu ir pirkimo užsakymu, kad būtų išvengta dviprasmybių.
Prijunkite sertifikatą prie išsiųstos partijos
Analizės sertifikate arba kitame partijos įraše turi būti nurodytas partijos arba partijos identifikatorius, kurį jis atstovauja. Pirkėjai turėtų peržiūrėti, ar išvardyti testai, metodai ir ribos atitinka jų patvirtintą specifikaciją ir numatomą rinką.
Bendrasis dokumentas be atsekamo ryšio su prekėmis nėra tas pats, kas konkrečios partijos įrašas.
Kontrolinės etiketės ir išorinės dėžutės
Vidinėse pakuotėse ir dėžutėse turi būti išsaugotas produkto pavadinimas, siunta arba partija, kiekis ir informacija apie tvarkymą, reikalingą gavimui. Perpakavimas neturi nutraukti šios grandinės.
Mišrioms siuntoms naudokite pakavimo sąrašą, kuriame aiškiai atskiriamas kiekvienas SKU ir siunta.
Gavimo metu uždarykite kilpą
Priimančios grupės turėtų palyginti pakuočių etiketes su pirkimo užsakymu ir patvirtinamaisiais dokumentais, patikrinti pakuotės būklę ir užregistruoti neatitikimus prieš išleidžiant. Išsaugoti pavyzdžiai arba nuotraukos gali padėti atlikti tyrimus ir palyginti pakartotinius užsakymus.
Dokumentų poreikiai skiriasi priklausomai nuo produkto ir paskirties vietos, todėl prieš išsiunčiant reikia susitarti dėl galutinio failų rinkinio.
Kontroliuoti dokumentų versijas
Pažymėkite specifikacijas ir patvirtintus komercinius dokumentus su data arba versija, kad komandos žinotų, kuris failas reglamentuoja užsakymą. Seni juodraščiai neturėtų likti aktyviame siuntos aplanke, kur juos galima supainioti su galutiniu įrašu.
Jei po mėginių paėmimo specifikacijos pasikeičia, užrašykite, kas pasikeitė ir ar reikia naujo pavyzdžio ar pirkėjo patvirtinimo. Tyli peržiūra susilpnina atsekamumą.
Prieš išsiuntimą pašalinkite neatitikimus
Palyginkite produkto pavadinimą, formatą, kiekį, pakuočių skaičių, partijos identifikatorių ir paskirties vietą sąskaitoje faktūroje, pakuočių sąraše, partijos įraše, etiketėse ir turimuose analizės dokumentuose. Dėl nedidelių neatitikimų gavimas gali vėluoti arba gali kilti klausimų dėl muitinės.
Naudokite dokumentais pagrįstą taisymo procesą. Pakartotinai išduoti failai turėtų pakeisti netinkamą versiją ir likti susieti su tuo pačiu komerciniu užsakymu.
Atlikite failo peržiūrą prieš išsiuntimą
Sukurkite kontrolinį sąrašą, nurodydami visus reikalingus dokumentus, atsakingą asmenį ir peržiūros būseną. Užpildykite jį prieš atsiimant, kad nereikėtų atkurti trūkstamų įrašų, kai prekės jau gabenamos.
Pirkėjas turėtų anksti patvirtinti konkrečios paskirties vietos poreikius. Reikalavimai dokumentams skiriasi priklausomai nuo gaminio ir rinkos, o standartinis tiekėjo paketas gali neatitikti visų importo ar kliento reikalavimų.