נוהג טוב במחסן מגן על ההחלטה האיכותית שכבר התקבלה במהלך הרכישה. מוצרי Shiitake צריכים להישאר ניתנים לזיהוי, מוגנים וניתנים למעקב מהקבלה דרך אחסון, אריזה מחדש ושיגור.
יכולת המעקב תלויה בטיפול פיזי ממושמע וכן בתוכנה או בניירת. תוויות, מיקומי אחסון, חבילות שנפתחו, דגימות שנשמרו ורישומי משלוח חייבים להמשיך להצביע על אותו מגרש.
הגן על המוצר מסביבת האחסון
פעל לפי תנאי האחסון המוסכמים ושמור על חבילות מוגנת מלחות, אור שמש ישיר, זיהום ונזקים פיזיים שניתן להימנע מהם. כובעי Shiitake שלמים זקוקים להגנה מיוחדת מפני דחיסה; אבקות ותמציות זקוקות למחסומי לחות חזקים.
רשום וחקור אטמים פגומים, קרטונים רטובים או חשיפה חריגה לאחסון.
שמור על זהות המגרש בכל תנועה
החלק או האצווה ברשומה המקבלת צריכים להישאר גלויים ביחידה המאוחסנת ובכל רשומת מלאי פנימית. אם החומר מחולק או נארז מחדש, המיכל החדש חייב לשמור קישור למגרש המקור.
הימנע משילוב מגרשים אלא אם ההליך, התיעוד ודרישות הקונה מאפשרים זאת במפורש.
השתמש בסטטוס מלאי ברור
חומר נפרד ממתין לבדיקה, מלאי משוחרר וכל מלאי בהסגר או לא תואם. המיקום הפיזי ומצב המערכת צריכים להסכים.
החל כלל מתאים לסבב מלאי וסקור מלאי מיושן לפני ההקצאה להזמנה חדשה.
שמור ראיות להזמנות חוזרות
קבלת תמונות, דוגמאות שמורות, עותקי מסמכים והערות אי התאמה יוצרים היסטוריה מעשית של ביצועי הספק. הם גם עוזרים לרכישה להשוות מגרש חדש להזמנה שאושרה קודם לכן.
העקיבות היא החזקה ביותר כאשר רשומות מסחריות, איכות ומחסנים משתמשות באותם שמות מוצרים וחלקים.
לשמור על רקורד סביבתי
פעל לפי תנאי האחסון המצוינים עבור המוצר המדויק ורשום תצפיות רלוונטיות במחסן. יש לבדוק את הטמפרטורה, הלחות, הניקיון ומצב האריזה תוך שימת לב לאבקות הרגישות ללחות ולציונים שלמים עדינים פיזית.
חקור אטמים פגומים, עיבוי, ריח חריג או מזיקים לפני שחרור החומר הפגוע. אל תשלב מלאי מפוקפק עם מגרש תואם.
החל סבב מלאי מבלי לאבד זהות
כללי FIFO או FEFO צריכים לפעול בתוך מגרשים מזוהים בבירור ומידע תפוגה או "טוב לפני" במידת הצורך. אריזה מחדש ושימוש חלקי חייבים לשמור על התייחסות המגרש המקורית על המכולה הפנימית או העובדת החדשה.
הפרד מלאי משוחרר, בהסגר ודחוי פיזי או באמצעות מערכת מיקום מבוקרת. הסטטוס צריך להיות גלוי לצוות המחסן מבלי להסתמך על זיכרון.
הכן רשומות שיגור הניתנות למעקב
רשום איזה מגרש, כמות, ספירת חבילות ותוויות מזרן או קרטון הוקצו לכל משלוח לקוח. שמור את רשימת האריזה ואישור המשלוח המקושרים לתנועת המחסן.
בדיקת עקיבות שימושית צריכה לנוע בשני הכיוונים: ממשלוח לקוח חזרה למגרש המתקבל וממגרש קדימה לכל משלוח שהשתמש בו.